Obowiązek przechowywania kopii paragonów dotyczy także kopii paragonów zapisanych w formie elektronicznej. Podatnik powinien przechowywać te kopie także po likwidacji działalności gospodarczej.
Pytanie:
Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących nakłada na podatnika obowiązek przechowywania przez okres wskazany w odrębnych przepisach kopii dokumentów fiskalnych. W rozporządzeniu tym zdefiniowano pojęcie ” dokumenty fiskalne”. Są to: paragony, faktury, raporty. Jasne jest zatem, że tego rodzaju dokumenty podatnik winien przechowywać.
Co jednak w przypadku kas fiskalnych, które nie drukują kopii paragonów, a kopie te są przechowywane w pamięci kasy?
Czy w przypadku np. likwidacji działalności i dopełnienia wszystkich warunków związanych z likwidacją kasy (sporządzono raporty, zgłoszono likwidację kasy w urzędzie, sporządzono w obecności serwisanta i pracownika urzędu końcowe rozliczenie kasy, sporządzono na tę okoliczność protokół), podatnik ma obowiązek przechowywania w okresie przewidzianym w przepisach samej kasy wraz z nośnikiem pamięci?
Czytając literalnie przepis, mówi on tylko o obowiązku przechowywania kopii paragonów, ale czy dotyczy to również tych zgromadzonych w formie elektronicznej?
Odpowiedź:
Obowiązek przechowywania kopii paragonów dotyczy także kopii paragonów zapisanych w formie elektronicznej. Podatnik powinien przechowywać te kopie także po likwidacji działalności gospodarczej.
Uzasadnienie:
Jak wynika z § 6 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących – dalej r.k.r., podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących mają obowiązek przechowywania przez określony okres czasu kopii dokumentów fiskalnych. Stosownie do § 2 pkt 1 r.k.r., pod pojęciem dokumentu fiskalnego należy rozumieć paragon fiskalny, fakturę i raport fiskalny.
Prawodawca nie wskazuje w jakiej formie podatnik powinien przechowywać dokumenty fiskalne. Dokumenty takie zatem mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 31 lipca 2013 r., IPPP2/443-475/13-2/RR). Bez wątpienia jednak obowiązek ten dotyczy zarówno kopii zapisanych na papierze, jak i kopii elektronicznych. Z obowiązku przechowywania takich kopii nie zwalnia podatnika ani fakt likwidacji działalności, ani dokonany w obecności serwisanta i pracownika urzędu skarbowego fakt zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym.
Nie jest w tej sytuacji istotny sposób technicznego odczytania ww. kopii (m.in. paragonów). Teoretycznie więc podatnik może na przykład zgrać dane w tym zakresie na jakiś nośnik informatyczny, albo na przykład wydrukować – nie jest tu konieczne przechowywania całej kasy wraz z jej pamięcią. Istotne jest jednak, aby w przypadku zażądania w określonym czasie danych w zakresie kopii dokumentów fiskalnych na przykład przez organ podatkowy, podatnik był w stanie takie dane udostępnić.