Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego
Spółka 1 czerwca 2015 r. dokonała zmiany nazwy, bez zmiany adresu, nr NIP, REGON. Data zmiany jest potwierdzona wpisem do KRS pod powyższą datą (tj. 1 czerwca 2015 r.). Spółka otrzymała postanowienie z KRS o wpisie 5 czerwca 2015. W związku z otrzymaniem z opóźnieniem informacji o zmianie nazwy faktury sprzedażowe oraz zakupowe za okres 1 czerwca – 5 czerwca 2015 r. zostały wystawione na spółkę z nazwą sprzed zmiany.
Czy w związku ze zmianą nazwy bez zmiany pozostałych elementów spółka powinna wystawić noty korygujące na poprawną nazwę?
Czy z punktu podatkowego zaliczenia do KUP (CIT) na fakturach może pozostać niezmieniona nazwa Spółki z prawidłowym numerem NIP, adresem, które nie uległy zmianie?
Pytanie dotyczy wyłącznie zaliczenia faktury do kosztów uzyskania przychodu, czyli podatku dochodowego od osób prawnych.
Odpowiedź:
Fakt, iż w fakturach została zamieszczona dotychczasowa nazwa nie pozbawia podatnika możliwości rozliczania kosztów. Jednak wskazane byłoby poprawienie faktur za pomocą not korygujących.
Uzasadnienie:
Już na wstępie odpowiedzi na pytanie czytelnika należy przypomnieć, że zasadniczo wydatek, aby mógł być zaliczony do kosztów podatkowych, winien być udokumentowany za pomocą prawidłowo wystawionego dowodu księgowego, którym w praktyce najczęściej jest faktura. Stosownie bowiem do art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 851 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.p., podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych zobowiązani są do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych. Zatem, dla zaliczenia wydatków do kosztów, co do zasady, koniecznym jest udokumentowanie ich zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z póżn. zm.) – dalej u.o. r. – czyli właśnie dowodami księgowymi.
Należy jednak stwierdzić, że samo tylko niewłaściwe (niezgodne z regulacjami u.o. r.) udokumentowanie wydatku nie wyłącza go automatycznie z puli kosztów podatkowych.
Z pewnością skutek taki nie powinien wystąpić wówczas gdy w wyniku zmiany nazwy podatnika w dokumencie została zastosowana nieaktualna ale jednocześnie wszystkie pozostałe dane są prawidłowe, aktualne a co za tym idzie umożliwiają bezbłędną identyfikację nabywcy.
Stąd właśnie należy stwierdzić, że fakt, iż w fakturach została zamieszczona dotychczasowa nazwa nie pozbawia podatnika możliwości rozliczania kosztów. Z drugiej jednak strony podatnik powinien zadbać aby on i jego kontrahencie dysponowali prawidłowo sporządzonymi dowodami. Stąd właśnie, jak również dla uniknięcie ewentualnych konsekwencji karnoskarbowych (w praktyce mało prawdopodobnym jest aby wystąpiły ale jednak potencjalne są możliwe) wskazanym byłoby poprawienie faktur za pomocą not korygujących.