Wymienienie w przepisach podatkowych jako przykładowych kosztów reprezentacji, tj. wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Kiedy zatem będą kosztem uzyskania?
Na to pytanie odpowiedział Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 12 grudnia 2014 r., nr IBPBI/1/415-1075/14/ESZ.
Z przedstawionego we wniosku w opisie zdarzenia przyszłego wynika, że wnioskodawca jest osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą – kancelarię radcy prawnego. Działalność wnioskodawcy koncentruje się na m.in. świadczeniu pomocy prawnej przedsiębiorcom i osobom fizycznym. W związku z prowadzoną działalnością wnioskodawca organizuje spotkania z obecnymi i potencjalnymi kontrahentami, w siedzibie kancelarii oraz poza nią, w różnych regionach kraju. Na spotkaniach podawane są poczęstunki oraz napoje, w tym alkoholowe, które finansuje wnioskodawca.
Istota kosztów uzyskania przychodów
Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach wyjaśnił, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Podkreślił, że kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości.
W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.
Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.
Podatnik, kwalifikując poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów, powinien kierować się podstawową zasadą zaistnienia związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym kosztem a możliwością osiągnięcia z tego tytułu przychodu, ponieważ to na nim spoczywa ciężar udowodnienia, że jego poniesienie ma (lub może mieć) wpływ na wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów). Ustawodawca wyraźnie wiąże koszty uzyskania przychodów z celem ich poniesienia, jakim jest osiągnięcie przychodu.
Wydatki wyłączone z kosztów podatkowych
Organ podatkowy podkreślił, że dokonując powyższej kwalifikacji, trzeba mieć również na uwadze negatywny katalog kosztów zawarty w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy nie uważa się bowiem za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Koszty reprezentacji, czyli jakie?
Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, wymienienie w przepisach podatkowych jako przykładowych kosztów reprezentacji, tj. wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.
Dla kwalifikacji określonych wydatków jako wydatków na reprezentację wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków czy świadczenia usług gastronomicznych, tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy, jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań. Poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny spełniać wymogi zawarte w art. 22 ust. 1 ww. ustawy, czyli muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie pozostają zatem w jakimkolwiek związku z przychodami podatnika wydatki np. na „obiady dla rodziny”, „fundowane przyjęcia dla znajomych”, „na usługi rozrywkowe”.
Mając powyższe na względzie, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach potwierdził, że na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów ponoszone przez podatnika wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki, zwyczajowo podawane napoje alkoholowe i bezalkoholowe), a także posiłki (np. obiady, lunche, kolacje), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, poza nią), podawane obecnym i potencjalnym kontrahentom podczas wskazanych we wniosku spotkań biznesowych, mających na celu szczegółowe omówienie warunków świadczonych usług, postępu bieżących prac czy też przyszłych wspólnych projektów, z których będzie on czerpać przychód w postaci wynagrodzenia za świadczone usługi prawne. W konsekwencji wydatki te, jako związane z uzyskiwaniem (mające na celu uzyskiwanie) przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów tej działalności.
Jak podkreślił organ podatkowy, spotkania z obecnymi i potencjalnymi kontrahentami nie mogą mieć czysto konsumpcyjnego czy rozrywkowego charakteru, a wydatki nie powinny wykraczać poza główny cel spotkania, jakim jest wzmocnienie relacji z kontrahentami i partnerami biznesowymi, omówienie warunków świadczonych usług, nawiązanie kontaktów biznesowych oraz prowadzenie rozmów biznesowych. Ponadto, zapraszając kontrahenta bądź potencjalnego kontrahenta na spotkania biznesowe do restauracji cieszących się renomą i zapewniających odpowiedni poziom usług, należy również mieć na uwadze, aby celem takiego spotkania nie była chęć okazania przepychu, stworzenia pozytywnego wizerunku podatnika oraz prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.
Na zakończenie organ podatkowy przypomniał dodatkowo, że to na podatniku ciąży obowiązek należytego udokumentowania ww. wydatków. Przy czym posiadane dowody nie mogą się ograniczać do faktur (rachunków) stwierdzających wysokość poniesionych wydatków, lecz powinny to być dowody umożliwiające w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto potwierdzające racjonalność poniesionych wydatków.
Krzysztof Koślicki